Автоматизируем документооборот

добавлено 19/06/2017

Сколько времени тратите на подготовку документов?


Ну наверняка же всем знакома схема подготовки договоров, коммерческих предложений и т.п.

Конечно же я не открываю каких-либо тайн, все на поверхности, просто мы очень часто мы не задумываемся над, казалось бы, очевидными и простыми вещами и редко считаем временные издержки на те или иные бизнес-процессы. Давайте сделаем это сейчас вместе:

Предположим Ваш менеджер получает в месяц 35 000 руб. (средняя з/п менеджера по продажам в нашем регионе), таким образом 1 час его работы стоит около: 200 руб.

Даже если Ваш менеджер тратит в день на подготовку документов 30-40 минут. (из расчета 1 договор раз в 2 дня), то за месяц это уже 1500 руб. — деньги не великие, но и их можно потратить с большей пользой, согласитесь.
При этом если этот процесс сократить по времени и облегчить, то Вы получите еще несколько “бонусов”: например, сократите влияние человеческого фактора при подготовке юридически значимых документов, другими словами — в разы сократите ошибки в документах; а также сократите количество рутинных операций “продажнику” (из собственного опыта говорю — мало кто из продавцов, любит заниматься бумажной работой — в некоторых компаниях, для этого, даже нанимают отдельного сотрудника). А это в свою очередь, повышает удовлетворенность своей работой и как следствие повышает ее эффективность, которая в итоге влияет на итоговую прибыль всего предприятия.

CRM автоматизирует генерацию всевозможных документов (коммерческие предложения, договора, акты, счета, отчеты и т.д. и т.п.) — создаете шаблоны, в которые автоматом подставляются данные из CRM, при чем, есть возможность автоматизировать и саму генерацию и отправку документов, например по email.

Еще одно преимущество, при использовании облачной CRM — это достаточно простое администрирование сервера документов и легкий доступ к ним в любое время, с любого устройства (при наличии выданных прав доступа). Вам не нужен администратор, Вы или ваши сотрудники не удалят электронную версию по ошибке.

В итоге: внедрив CRM и пользуясь только лишь модулем “Документы” Вы уже с первого месяца начнете экономить время (которое, как известно = деньги) и наведете порядок в своем документообороте.

Ну и конечно же получите еще массу полезных инструментов, можно сказать совершенно бесплатно, так стоимость лицензии на одного пользователя CRM стоит обычно меньше расчетной экономии (см. чуть выше).

Благополучия Вам и благосостояния. До новых встреч!