На самом деле резонный вопрос: “Почему не хранить свою клиентскую базу в Exel?”. И иногда на него нет однозначно простого ответа. Но все же я искренне верю, что CRM даст в разы больший экономический эффект, чем использование электронной таблицы, пусть и такой мощной, как продукт от Майкрософт. Я сразу оговорюсь: в той статье мы будем сравнивать использование Экселя в качестве базы данных для хранения информации о клиентах.
Давайте по порядку: В большинстве случаев мы используем Exel в качестве обычной таблицы в которой мы храним интересную и необходимую для нас информацию по клиенту (ФИО, контактные данные, бизнес данные, комментарии, ну и… в большинстве случаев этого даже много уже я перечислил). Конечно, это в разы лучше, чем хранить все в рукописном блокноте (конечно если Вы не управляете наркотрафиком района или города 😉 ). Это лучше чем создавать базу в MS Word и еже с ним. Но какие здесь есть минусы и “подводные камни”?

    Безопасность данных. Файл Exel легко украсть (отправить по почте, унести на флешке, выкрасть по сети с локального диска), легко потерять (потерять флешку с базой, отправить базу не тому, такое тоже встречал), легко испортить (случайно или намеренно удалить — например озлобленному или хитрому менеджеру, собравшемуся уволиться или уйти к конкуренту; файлы иногда могут испортиться от вирусов — часто мошенники то используют: паролят файлы и за выкуп говорят пароль и то не всегда говорят или других сбоев, можно случайно переписать поверх другим файлом — проблема версий и т.п.). Некоторые резонно заметят, что от большинства описанного можно защититься и будут условно правы, но это сложнее и дороже, чем пользоваться CRM (облачной или сетевой — об этом поговорим в другой раз);
Удобство. Некоторые руководители скажут, что удобство не слишком важный вопрос, чтобы говорить о нем во-вторых. Совершенно не согласен! Удобство и комфорт сотрудников, да и самого руководителя очень сильно влияет на эффективность протекания всех бизнес процессов, а соответственно на конечную прибыль. И возвращаясь к Exel: есть 1,5 преимущества перед CRM — 1) почти 90% пользователей знакомы с интерфейсом и основными функциями электронных таблиц и 0,5) это интернетонезависимость — почему 0,5, потому что сегодня уже, отсутствие интернета зачастую приводит к вынужденному выходному дню на предприятии и 100% потери интернета представить уже невозможно (мобильные “свистки”, мобильные телефоны — как временный вариант закрывают этот вопрос). Во всех остальных аспектах большинство известных CRM будут превосходить Exel и иногда в разы;

Актуальность данных. ОЧЕНЬ часто данные в электронную таблицу попадают с некоторым запозданием (чем больше и детальнее данные — тем больше временной разрыв) в силу некоторого неудобства внесения данных (например — внесение комментариев о последнем разговоре по телефону…);

    Достоверность данных. Зачастую связано с предыдущим пунктом, но не только: это еще и неудобство, обозначенное выше и лень, и забывчивость и т.д. и т.п.;

    Разграничение прав. Тут прям вообще можно не один час рассказывать про проблемы и казусы, связанные с разграничением прав доступа и сегментированием клиентов… Например: Вам нужно чтобы менеджеры видели всех клиентов компании, но в ограниченном формате (только название к примеру), а своих каждый видел и вел полностью и чтобы был общий список для руководителя (а еще желательно свой для бухгалтера, маркетолога, директорлога и т.д.) со своим, отличным набором полей (столбцов). Уже не специалисту становится немного дурновато… (кто с IT на ТЫ — тот понимает, что можно где-то SQL выкрутиться, где-то настроить автозаполнение, но где-то придется ручками сортировать или макросы писать, на которые вечно ругается антивирус или они еще любят «слетать», особенно если версии пакета «Офиса» разные… А если нужно защититься от потери данных, то нужно методично делать резервные копии (систематизировать, накапливать и т.д.). В обещем, нужен дополнительно аппаратно-программный комплекс, который кто-то настроит и будет поддерживать в работоспособном состоянии.

От всех тих проблем можно с легкость избавиться, заменив Эксель на специализированную систему:

1. Безопасностью Ваших данных будут заниматься специалисты в этой области и чем известнее бренд, тем больше внимания этому аспекту будет уделяться: украсть данные становится намного сложнее (блокировка по IP, ограничение на выгрузку, двухфакторная авторизация как банк-клиентах, защищенные сервера), испортить данные, в том числе намеренно, тоже становится в разы труднее (ограничение прав на удаление и редактирование, резервное копирование вашей базы и спаренные “зеркальные” сервера, профессиональные антивирусы и фаерволы, да и методы хранения данных исключают даже интерес к ним определенных категорий мошенников). При всем этом, если брать одинаковый уровень защищенности данных, то стоимость использования CRM будет дешевле по сравнению с системой на основе Exel (сложите стоимость различного ПО для защиты, самого MS Office, и стоимость по настройке и сопровождению Вашей системы. Зачастую переход на CRM позволяет в итоге отказаться от должности системного администратора вовсе или перейти на “приходящего” вместо штатного).
2. Удобство от использования вырастет так, как если бы Вы с велосипеда пересели в Мерседес или Лексус: все данные под рукой, сегментирование (например для email и SMS -рассылок) в несколько кликов, все менеджеры могут видеть наименование клиентов и кто за них ответственен и не тратить время уе на существующего клиента, а потом не устраивать разборки чей он… Адресные комментарии — удобнее, логичнее и короче. Возможность записи звонков и переписки с клиентом в одном месте в виде журнала истории взаимоотношений — больше не нужны недели на передачу дел от одного менеджера к другому, вся история видна. Практически нет разницы, все сидят в одном помещении или в разных точках планеты — обработка клиентской базы одинакова. составление графиков и отчетов в режиме реального времени в автоматическом режиме без привлечения “специально обученного и ответственного за отчеты” персонала и многое другое…
3. Актуальность данных в режиме “онлайн” — незаменимая вещь для аналитики, управленческого учета и оперативного реагирования на зарождающиеся проблемы.
4. Данные максимально достоверны, что называется из первых рук, без посреднических звеньев с их “человеческим” фактором (ошибки, эмоции, корысть и т.п.).
5. Настройка прав без системного администратора, локальных защищенных серверов, “заинтересованности” отдельных сотрудников и с возможностью ограничить взятие работы домой.

Если подытожить: то использование CRM даже просто в качестве замены электронной таблицы для ведения клиентской базы себя оправдывает и в финансовом и в экономическом плане. При чем для предприятий любого масштаба.

Но при этом не стоит забывать, что подавляющее большинство современных CRM не ограничиваются только рассмотренным функционалом, а обладают куда более мощным функционалом, который, как мы можем заметить, достается нам можно сказать бонусом.

Хотите начать экономить? Заполните заявку на этой странице.

Благополучия и процветания Вашему бизнесу. На сегодня все.
До новых встреч.